Im Abstellraum eines Handwerksbetriebs mit vierzehn Beschäftigten steht hinter dem Server eine kleine Festplatte. Ein grünes Lämpchen blinkt, seit Jahren, zuverlässig. Auf dem Gehäuse klebt ein vergilbter Zettel: „Sicherung“. Wer sie vor vier, fünf Jahren angeschlossen hat, weiß keiner mehr so genau. Ob sie etwas tut? „Es blinkt ja.“
Das Beispiel ist erfunden, aber es könnte in jedem kleinen Betrieb so stehen. Schaut man einmal in die Bedienoberfläche des Geräts, zeigt sich vielleicht: Der letzte erfolgreiche Lauf liegt im Juni. Irgendwann reichte der Speicherplatz nicht mehr, und die Fehlermeldung ging an eine Mailadresse, die bei niemandem im Betrieb ankommt. Fünf Monate ohne Sicherung, und keiner hat es bemerkt, weil ja ein Lämpchen leuchtete.
Grün heißt, dass das Gerät Strom hat. Mehr heißt es nicht.
In meinem Beitrag Womit Sie am Montag anfangen stand die getestete Datensicherung als eine von sechs Sofortmaßnahmen. Hier kommt die Langfassung: was eine Sicherung im kleinen Betrieb leisten muss, wie Sie das an einem Vormittag prüfen und was Sie sich dabei getrost sparen können.

(Bild KI generiert)
Was die aktuellen Zahlen über Datensicherung verraten
Das Bundeskriminalamt (BKA) hat im Mai das Bundeslagebild Cybercrime 2025 vorgestellt. Danach wurden 2025 bundesweit 1.041 Ransomware-Angriffe angezeigt, rund zehn Prozent mehr als im Vorjahr. Ransomware ist Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und für die Freigabe Geld verlangt. Etwa 90 Prozent dieser Angriffe richteten sich nach den Angaben des BKA gegen kleine und mittlere Unternehmen. Gezählt wird dabei nur, was angezeigt wurde. Das Dunkelfeld ist vermutlich größer, wie viel größer, weiß ich nicht.
Zwei weitere Zahlen aus dem Bericht betreffen die Datensicherung direkt, und sie zeigen in entgegengesetzte Richtungen.
Die erste: Nur 7 Prozent der Betroffenen gaben an, Lösegeld gezahlt zu haben, im Jahr davor waren es 9 Prozent (Grundlage sind 613 Fälle mit Angabe zur Zahlung). Das BKA liest daraus, dass viele Geschädigte offenbar erst zahlen, wenn sich die Daten nicht anders zurückholen lassen. Ich lese es so weiter: Wer seine Daten selbst wiederherstellen kann, nimmt den Erpressern das wichtigste Druckmittel aus der Hand. Besser lässt sich der Nutzen einer Sicherung kaum beschreiben.
Die zweite: Rund 76 Prozent der Ransomware-Angriffe ließen sich dem Muster zuordnen, das die Fachwelt Double Extortion nennt, doppelte Erpressung. Die Täter kopieren die Daten, bevor sie sie verschlüsseln, und drohen danach mit der Veröffentlichung. Dagegen hilft keine Sicherung der Welt. Sie bringt den Betrieb wieder zum Laufen, aber sie holt nichts zurück, was schon abgeflossen ist. Dagegen helfen weniger gespeicherte Daten, gepflegte Systeme und Verschlüsselung. Das ist ein eigenes Thema.
Drei Gegner, eine Aufgabe
Eine Datensicherung hat genau eine Aufgabe, aber eine große: Sie soll den Betrieb nach dem schlechtesten Tag wieder arbeiten lassen. Dazu muss sie gegen drei Gegner bestehen.
Der erste ist die Hardware. Eine Platte stirbt, ein Rohr bricht, nachts steigt jemand ein. Der zweite ist das Versehen: Ein Ordner ist gelöscht, eine Datei überschrieben, und es fällt erst nach einer Woche auf. Das passiert öfter als jeder Angriff, und es entscheidet darüber, wie weit zurück Ihre Sicherung reichen muss.
Der dritte ist der Angriff, und hier wird es unbequem. Schadsoftware verschlüsselt, was sie erreicht. Hängt Ihre Sicherung wie jedes andere Laufwerk im selben Netz, erreicht sie sie im ungünstigen Fall auch, und dann verschlüsselt sie Original und Kopie in einer Nacht.
Der Test, der alles klärt
Ob eine Sicherung etwas taugt, erfahren Sie nur auf eine Weise: Sie holen etwas daraus zurück. Das nennt man Rückspieltest, und er dauert einen Vormittag.
Suchen Sie sich einen unwichtigen Ordner und spielen Sie ihn aus der Sicherung zurück. Nicht an den alten Platz, sondern in einen neuen, leeren Ordner, sonst überschreiben Sie womöglich das Original, und das wäre ein schlechter Start in einen Test. Öffnen Sie ein paar Dateien daraus. Stoppen Sie die Zeit und schreiben Sie sie auf.
Geprüft wird dabei zweierlei. Sind die Dateien lesbar? Und sind sie aktuell? Nehmen Sie dafür etwas, das vor einer Woche entstanden ist, und schauen Sie, ob es in der Sicherung steckt. Eine Sicherung, die perfekt lesbare Dateien vom Juni liefert, besteht den ersten Test und fällt durch den zweiten.
Danach lohnt ein Blick ins Protokoll der Sicherung: Wann war der letzte erfolgreiche Lauf? Gibt es Fehlermeldungen? Und wohin gehen die Meldungen? Ist die Sicherung mit einem Passwort verschlüsselt, gehört dieser Schlüssel nicht allein in den Kopf Ihres Dienstleisters, sondern in Ihren Passwortmanager und in einen Notfallumschlag bei der Geschäftsführung.
Vier Fragen sollte Ihnen der Dienstleister schriftlich beantworten. Was wird gesichert, und was nicht? Wie oft wird gesichert, und wie weit zurück reichen die Bestände? Wer bekommt die Meldungen, und was geschieht, wenn ein Lauf scheitert? Und wer kann die Sicherung löschen oder verändern?
Läuft die Sicherung nicht, lassen Sie sie noch in dieser Woche reparieren. Das ist die eine Stelle, an der ich nicht auf den nächsten Monatstermin warten würde. Und löschen Sie nicht auf eigene Faust alte Stände, um Platz zu schaffen.
Zwei Fragen, die nur der Chef beantworten kann
Wie oft gesichert wird und wie lange eine Wiederherstellung dauern darf, ist keine technische Frage. Es ist eine Frage an die Geschäftsführung.
Wie viel Arbeit darf höchstens verloren gehen? Und wie lange darf der Betrieb stillstehen?
Eine Sicherung pro Nacht heißt: Im schlechtesten Fall ist ein Arbeitstag weg. Ist das tragbar, genügt die Nacht. Lautet die Antwort „höchstens eine Stunde“, sieht die Technik völlig anders aus, und sie kostet auch anders. Bei der zweiten Frage hilft eine Rechnung, die man einmal gemacht haben sollte: Was kostet Sie ein Tag Stillstand, wenn Löhne, Miete und Raten weiterlaufen? Auch grob gerechnet gibt die Zahl dem Gespräch mit dem Dienstleister einen Boden.
In der Fachsprache heißen die beiden Größen RPO (Recovery Point Objective: bis zu welchem Zeitpunkt zurück die Daten wieder vorliegen müssen) und RTO (Recovery Time Objective: wie lange die Wiederherstellung höchstens dauern darf). Merken müssen Sie sich die Kürzel nicht. Die beiden Fragen genügen.
Drei Kopien, und eine, an die niemand herankommt
Die Faustregel, die in der Fachwelt seit Jahren gilt, heißt 3-2-1: drei Kopien Ihrer Daten, das Original mitgezählt, auf zwei Arten von Speicher, eine davon an einem anderen Ort als dem Betrieb. Für die Zeit der Erpressersoftware gehört eine Ergänzung dazu, und die halte ich für die wichtigste: mindestens eine Kopie, die sich von den Rechnern im Betrieb aus weder ändern noch löschen lässt. Entweder, weil sie gerade nicht am Netz hängt, oder weil der Anbieter eines Internetspeichers eine Löschsperre anbietet.
Für einen Betrieb mit zehn bis zwanzig Leuten sieht das in der Praxis so aus. Die Platte im Netz bleibt als bequeme Kopie für den Alltag. Dazu kommen zwei externe Festplatten im Wechsel: Freitag vor Feierabend wird eine angesteckt, die Sicherung läuft übers Wochenende, am Montagmorgen wird sie abgezogen und verlässt das Haus. Eine Woche später kommt sie zurück, und die andere macht sich auf den Weg. Wohin sie wandert, bestimmt die Geschäftsführung. Denkbar ist ein abschließbarer Schrank bei ihr zu Hause. Zwei Platten kosten je einen zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Betrag (Stand November 2026), der Aufwand sind fünf Minuten am Freitag und fünf am Montag. Platten, die den Betrieb verlassen, sollten verschlüsselt sein, sonst liegt Ihr ganzer Betrieb unverschlüsselt in einer Jackentasche.
Die Alternative ist ein Speicher im Internet, sofern der Anbieter das Löschen sperren kann. Er kostet laufend einen zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Betrag im Monat (Stand November 2026) und sichert nachts von allein. Ein Haken wird gern übersehen: das Zurückholen. Einzelne Dateien und Ordner sind in Minuten wieder da. Ein kompletter Neuaufbau ist etwas anderes. Ein Terabyte, also rund tausend Gigabyte, braucht bei einer Leitung mit 50 Megabit pro Sekunde etwa 44 Stunden, knapp zwei Tage. Hat die Geschäftsführung auf die Frage nach dem Stillstand „höchstens einen Tag“ geantwortet, reicht der Internetspeicher allein nicht. Dann gehört daneben die Platte im Wechsel.
Meine Meinung: Ich würde mit der Plattenrotation anfangen, weil man sie anfassen kann und weil sie im Monat nichts kostet. Ihre Schwäche ist der Mensch. Irgendwann ist Freitag, und der Zuständige ist krank. Tragen Sie den Termin deshalb mit Namen und Vertretung in den Kalender ein. Wo niemand verlässlich freitags Zeit hat, ist der Internetspeicher die bessere Wahl, denn er sichert von allein. Welche der beiden Varianten Sie nehmen, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass die gewählte tatsächlich jede Woche läuft.
Zwei Einstellungen sollten Sie Ihren Dienstleister zusätzlich fragen, damit die Kopie für Angreifer unerreichbar bleibt. Die Sicherung läuft mit einem eigenen Konto, das nur schreiben kann und nicht das Verwaltungskonto des Servers ist, und das Ziel erscheint auf den Rechnern nicht als sichtbares Laufwerk. Und die Stände reichen mindestens dreißig Tage zurück, denn manche Schadsoftware lauert tagelang, bevor sie zuschlägt.
Wer liest die Meldungen?
Eine Sicherung, die scheitert und es niemandem sagt, ist schlimmer als gar keine, denn sie wiegt Sie in Sicherheit. Die Meldungen sollten deshalb bei zwei Personen ankommen: bei dem, der sich kümmert, und bei seiner Vertretung. Das kostet nichts.
Dazu lege ich Ihnen einen festen Blick am Dienstag ans Herz, fünf Minuten, jede Woche am selben Tag. War der letzte Lauf grün? Trägt er das Datum von heute früh? Das prüft nicht die Sicherung selbst, sondern die Meldekette, also ob die Meldungen überhaupt noch irgendwo ankommen. Im schlechtesten Fall bleibt ein Ausfall damit eine Woche unbemerkt, nicht fünf Monate. Wer auf die erste Frage an die Geschäftsführung „höchstens einen Tag“ geantwortet hat, schaut täglich in die Meldung. Das dauert eine Minute.
Cloud heißt nicht automatisch gesichert
„Bei uns liegt alles in der Cloud, da sichert doch der Anbieter.“ Der Satz ist verbreitet, und er stimmt nur zur Hälfte. Der Anbieter sichert seine Server, damit sein Dienst weiterläuft. Ihr Versehen deckt das nicht automatisch ab.
Ein ausgedachtes, aber typisches Beispiel: Ein Onlinehändler überschreibt beim Import vierhundert Artikelbeschreibungen mit einer Datei, in der die Spalten verrutscht sind. Der Anbieter stellt nur auf Anfrage und nur für die letzten sieben Tage wieder her, gegen Gebühr. Es waren zehn Tage. Der Händler tippte eine Woche lang abends zusammen, was er aus einer alten Tabelle retten konnte.
Stellen Sie deshalb jedem Dienst drei Fragen. Wie weit zurück kann ich wiederherstellen? Wer macht das, ich selbst oder der Anbieter, und was kostet es? Kann ich meine Daten als Datei herausholen? Die Antworten stehen meist in den Bedingungen, notfalls fragen Sie schriftlich nach. Und wer wichtige Daten wie Kundenliste und Artikeldaten einmal im Monat selbst exportiert und in die eigene Sicherung legt, braucht dafür zehn Minuten.
Was Sie sich sparen können
Bei diesem Thema wird kleinen Betrieben gern Technik angeboten, die für Konzerne gebaut ist. Mit vierzehn Beschäftigten und einem guten Dutzend Geräten können Sie auf einiges guten Gewissens verzichten.
Bandlaufwerke und Sicherungsroboter gehören in große Rechenzentren. Für Ihre Datenmenge sind sie zu aufwändig, und was aufwändig ist, fällt irgendwann niemandem mehr auf, wenn es nicht läuft.
Die Spiegelung auf einen zweiten Server, die unter Schlagwörtern wie Hochverfügbarkeit verkauft wird, ist keine Sicherung. Sie spiegelt Ihr Versehen und den verschlüsselten Ordner binnen Sekunden gleich mit. Sie hilft, wenn ein Gerät ausfällt, und sonst nichts.
Eine Sicherung im Minutentakt lohnt erst, wenn höchstens eine Stunde Arbeit verloren gehen darf. Bei „ein Tag“ genügt die Nacht.
Einen vollständigen Rückspieltest jeden Monat brauchen Sie auch nicht. Eine Stichprobe im Vierteljahr mit einer anderen Datei reicht, dazu einmal im Jahr eine Komplettübung: Dienstleister und Ersatzrechner, alles zurückspielen, Zeit stoppen. Das kostet einen halben Tag und beantwortet die Frage, wie lange das Büro im Ernstfall steht.
Sicherungslösungen im Abo, die mit künstlicher Intelligenz auffällige Daten erkennen wollen, sind frühestens dann ein Thema, wenn die Grundlagen laufen und jemand die Meldungen auch auswertet. Vorher bezahlen Sie für einen Alarm, den keiner hört.
Wo Sie Hilfe brauchen
Zwei Dinge kann und will ich hier nicht beurteilen. Wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, sagt Ihnen Ihr Steuerberater. Und auch in Sicherungen liegen personenbezogene Daten. Wie lange und auf welche Weise sie dort liegen dürfen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsanwalt. Eine Sicherung ist übrigens kein Archiv: Sie hebt Stände einige Wochen auf, nicht Jahre.
Dazu eine ehrliche Grenze. Die Wiederherstellung nach einem Angriff ist keine Aufgabe für einen Nachmittag mit einer Anleitung aus dem Internet. Da muss jemand wissen, was zuerst zurück muss und ob die Täter noch im Netz sind. Kennen Sie Fachleute für Sicherheitsvorfälle, bevor Sie sie brauchen, und schreiben Sie die Telefonnummer auf Ihren Notfallzettel.
Einen guten Dienstleister erkennen Sie daran, dass er die vier Fragen von oben ohne Ausweichen beantwortet. Er hat eine Wiederherstellung schon einmal geübt und nennt Ihnen die Zeit, die sie gedauert hat. Und er fragt nach der letzten Sicherung, bevor er am Server etwas ändert.
Quellen
- Bundeskriminalamt: Bundeslagebild Cybercrime 2025 (Mai 2026), Kapitel Ransomware. Zu finden auf bka.de, Suchbegriff „Bundeslagebild Cybercrime“.
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein Datensicherungskonzept (Kennung CON.3). Zu finden auf bsi.bund.de, Suchbegriff „IT-Grundschutz-Kompendium CON.3“.
- BSI-Standard 200-4 (Business Continuity Management), Vorschläge zu BC-Strategien, für die 3-2-1-Regel samt Ergänzung. Zu finden auf bsi.bund.de.
- Transferstelle Cybersicherheit im Mittelstand: transferstelle-cybersicherheit.de
- Eigener Beitrag: Informationssicherheit im kleinen Unternehmen: Womit Sie am Montag anfangen










